Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Для каких документов увеличили срок хранения
Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
- график отпусков — три года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — пять лет вместо трех.
Для каких документов уменьшили срок хранения
Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналы инструктажей — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2020.